Administrowanie wspólnotą
W skład oferty administrowania nieruchomościami Wspólnot Mieszkaniowych wchodzi szeroko pojęta współpraca z Zarządem Wspólnoty oraz wykonywanie wszelkich prac związanych z prawidłowym funkcjonowaniem budynku Wspólnoty.
Zazwyczaj zakres obowiązków naszej firmy jest następujący:
W zakresie obsługi technicznej:
- Prowadzenie książki obiektu budowlanego oraz dokumentacji technicznej nieruchomości wspólnej wymaganej przez przepisy prawa budowlanego.
- Zlecanie kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń stanowiących wyposażenie techniczne zgodnie z wymogami prawa budowlanego.
- Zorganizowanie i nadzór w porozumieniu z Zarządem wykonywania bieżących konserwacji, napraw i usuwania awarii na terenie nieruchomości wspólnej, zapewniających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia, ogrzania lokalu, wody, gazu, oraz z innych urządzeń należących do nieruchomości wspólnej.
- Proponowanie i przygotowanie planów remontów koniecznych do wykonania w nieruchomości. Przygotowywanie procedury wyłaniania wykonawcy remontów i robót, przygotowanie odpowiednich umów, oraz nadzór merytoryczny i formalno-prawny nad wykonywaniem prac (np. zorganizowanie wprowadzenia na budowę, udział w odbiorze).
- Bieżący nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości wspólnych pomieszczeń i urządzeń w budynku.
W zakresie obsługi formalno – prawnej:
- Ustalenie aktualnego stanu prawnego i faktycznego nieruchomości, prowadzenie wykazu lokali wykupionych oraz właścicieli tych lokali.
- Prowadzenie archiwum dokumentów dotyczących Wspólnoty Mieszkaniowej z zachowaniem zasad prawa w przetwarzaniu i udostępnianiu danych osobowych związanych z zarządzaniem nieruchomością.
- Opiniowanie i przygotowywanie do zawarcia, aneksowania lub rozwiązania przez Zarząd Wspólnoty umów o dostawę mediów tj. energii elektrycznej, wody i odprowadzenia ścieków do kanalizacji, oóz nieczystości stałych, o utrzymanie czystości, oraz nadzór nad ich wykonywaniem.
- Przygotowanie do zawarcia lub rozwiązania przez Zarząd Wspólnoty umów ubezpieczenia nieruchomości.
- Proponowanie i przygotowywanie do zawarcia lub rozwiązania przez Zarząd Wspólnoty umów wynajmu pomieszczeń wspólnych, instalacji reklam i innych urządzeń mających na celu pozyskiwanie przychodów na rzecz Wspólnoty, oraz pobieranie i windykacja należności z tego tytułu.
W zakresie obsługi Wspólnoty:
- Przygotowywanie i obsługa zebrań Wspólnoty (m. in. przygotowywanie dokumentów) oraz informowanie wszystkich członków Wspólnoty o ich terminach i tematach.
- Opracowywanie uchwał Wspólnoty oraz opiniowanie projektów uchwał przygotowywanych przez Zarząd Wspólnoty bądź zgłaszanych przez właścicieli lokali.
- W pierwszym kwartale każdego roku organizowanie zebrań sprawozdawczych ogółu właścicieli i przygotowywanie na te zebrania materiałów i danych do sprawozdań z działalności Zarządu wraz z rozliczeniem finansowym (oddzielnie dla każdego właściciela).
- Proponowanie i przygotowywanie w porozumieniu z Zarządem Wspólnoty rocznych planów gospodarczych i przedstawianie ich właścicielom w formie projektów uchwał przed planowanym zebraniem Wspólnoty Mieszkaniowej.
- Kalkulowanie wysokości opłat Właścicieli z tytułu dostawy mediów do mieszkań i przedstawianie ich propozycji Zarządowi do akceptacji. Kalkulacja taka winna być sporządzana co najmniej raz w roku, a ponadto po każdej zwyżce cen dostarczanych mediów.
- Windykacja opłat należnych od właścicieli lokali (poprzez wezwania do zapłaty i ewentualne przygotowywanie pozwów do sądu) najpóźniej po dwóch miesiącach od zaistnienia zadłużenia.
W zakresie obsługi Członków Wspólnoty:
- Dostarczanie właścicielom informacji o opłatach, dostarczanie im druków polecenia przelewów/wpłat gotówkowych na rachunki bankowe Wspólnoty.
- Wydawanie poświadczeń bądź zaświadczeń w stosunku do właścicieli lokali dotyczących dodatków mieszkaniowych lub pomocy społecznej.
- Potwierdzanie uprawnień w sprawach meldunkowych, w zakresie określonym w Ustawie o ewidencji ludności.
- Udzielanie informacji każdemu właścicielowi, na jego życzenie, w sprawach dotyczących finansów i administrowania nieruchomością wspólną.
- Regularne wizyty administratora na terenie nieruchomości wspólnej (co najmniej raz w tygodniu).
W zakresie finansowo – księgowym:
- Prowadzenie księgowości uproszczonej zgodnie z przepisami i odpowiednią uchwałą Wspólnoty Mieszkaniowej oraz dostarczanie Zarządowi comiesięcznych krótkich sprawozdań o stanie finansów, wysokości zadłużenia właścicieli i stanie kont bankowych Wspólnoty (do 25-tego następnego miesiąca).
- Sporządzanie wymaganych prawem deklaracji podatkowych Wspólnoty.
- Sporządzanie wymaganych prawem deklaracji podatkowych członków zarządu oraz osób zatrudnianych przez Wspólnotę – w zakresie stosunków formalnych łączących te osoby ze Wspólnotą.
- Reprezentacja przed organami podatkowymi.
- Informowanie wszystkich członków Zarządu o konieczności spotkania lub o fakturach i przelewach bankowych do podpisu.
- Obsługa płatności z tytułu otrzymanych faktur i rachunków od kontrahentów poprzez:
- sprawdzenie faktury pod kątem merytorycznym, formalnoprawnym i rachunkowym,
- przygotowanie przelewu,
- dostarczenie przelewu wraz z kopią faktury do podpisu Zarządowi,
- złożenie przelewu w banku przed upływem terminu płatności.
- Obsługa płatności publiczno – prawnych przypadających od nieruchomości wspólnej z wyłączeniem opłat pokrywanych bezpośrednio przez właścicieli poprzez przygotowanie przelewu, dostarczenie przelewu wraz z kopią faktury do podpisu Zarządowi i złożenie przelewu w banku przed upływem terminu płatności.
- Nadzorowanie bieżącej gospodarki środkami zgromadzonymi na rachunkach bankowych Wspólnoty poprzez obserwację wpływów na rachunek bankowy Wspólnoty oraz rejestrowanie i planowanie wydatków
- Analizowanie możliwości wystąpienia zagrożeń płynności finansowej Wspólnoty
- Informowanie Zarządu o możliwości wystąpienia zagrożenia płynności finansowej.